مدیریت خریدهای خرد سازمان (خریدهایی که برای آن مناقصه برگزار نمی‌شود)

• موضوع: سامانه مدیریت خریدهای خرد سازمان

• تهیه کننده: مهدی رودباری - دانشجوی کارشناسی ارشد مهندسی فناوری اطلاعات- تجارت الکترونیک

خلاصه اجرایی

کمبود بودجه برای سازمانهای دولتی یکی از بزرگترین مشکلاتی است که دولت با آن مواجه است. در حال حاضر سیستم برگزاری مناقصه برای خریدهایی با مبالغ بالاست اما خریدهای کمتر از مبلغ مناقصه می تواند بصورت فاکتوری توسط واحدهای مختلف سازمان انجام شود و این نوع خرید بخش قابل توجهی را شامل می‌شود. با مدیریت این نوع خریدها می توان تا حد زیادی در هزینه های مادی و زمانی سازمان صرفه جویی کرد. در هر سازمان یک یا چند نفر مسئولیت خریدهای سازمان را به عهده دارند. مسئول خرید پس از دریافت درخواست به بازار مراجعه کرده و خرید را انجام می دهد.با توجه به اینکه درخواست های خرید از واحدهای مختلف به دست مسئول خرید می رسند لذا خصوصیات و ویژگیهای مشابهی ندارند. به عنوان مثال خرید یک قطعه سخت افزاری با خرید ملزومات اداری از نظر نوع کالا دارای ویژگیهای مختلفی هستند و هرکدام نیاز به تخصص مربوط به خود را دارد و یک مسئول خرید نمی‌تواند به همه ویژگیهای تخصصی کالا اشراف داشته باشند و این احتمال وجود دارد که کالا مورد نظر واحد مربوطه به درستی خریداری نگردد.

با استفاده از فناوری اطلاعات می‌توان مشکلات فوق را پوشش داده و روشهایی را جایگزین کرد که از طریق آن فرایند خرید سازمان بهبود یابد. طرح مورد نظر به این صورت است که ابتدا نرم افزاری (تحت وب) طراحی شود تا از طریق این نرم‌افزار درخواستها مجتمع شوند. هر واحد متقاضی کالا مشخصات مربوط به اجناس مورد نظرش را در این پرتال ثبت می‌نماید. هر درخواست دارای ویژگیهای کالای مورد نظر است و همینطور مدت زمان اعلام قیمت نهایی نیز در آن ثبت می‌شود. در سمت دیگر فروشندگان کالا قرار دارند. این فروشندگان در پرتال ثبت نام می‌کنند. پس از ثبت نام درخواستهای خریدی را که از طرف سازمان مربوطه ثبت می‌شود را مشاهده می‌نمایند و در صورت تمایل قیمت پشنهادی و ویژگیهای کالای مورد نظر را ثبت می‌نمایند. در واقع شرکت فروشنده تمایل خود جهت فروش کالا به این سازمان را اعلام می‌کند. واحد متقاضی کالا درخواستهای رسیده را مشاهده کرده و برای مسئول خرید اولویت بندی می‌نماید. در این حالت می‌توان نام شرکت فروشنده را از دید واحد متقاضی پنهان کرد. در ادامه، درخواستها در کارتابل مسئول خرید سازمان قرار می‌گیرد و وی بر اساس سیاستهای تعیین شده برای سازمان درخواستهای فروش را طبق اولویت بندی واحد متقاضی کالا بررسی کرده و فروشنده نهایی را انتخاب می‌نماید و سپس روال خرید محصول انجام می‌شود.

این طرح بر اساس مدل B2B طراحی شده است. به این صورت که سازمان یا شرکتی تقاضای خرید خود را مطرح نموده و شرکت فروشنده قیمت مورد نظر خود را اعلام می‌کند و بعد از تایید شرکت متقاضی، خرید انجام می‌شود. فرایند درخواست کالا بصورت کاملا الکترونیکی ثبت می‌شود، پرداخت می‌تواند الکترونیکی و یا غیر الکترونیکی باشد. بر اساس نوع کالا نیز می‌توان روش ارسال را الکترونیکی و یا سنتی انجام داد.

با این روش تمامی‌درخواستهای خرید، قیمتهای پیشنهادی، خریدهای نهایی شده، تاریخ و ساعت درخواستها و سایر موارد مشابه در قالب گزارشاتی قابل استخراج است. سردرگمی‌مسئول خرید در بازار جهت یافتن بهترین و باقیمت ترین جنس تا حد زیادی کاهش می‌یابد. سلیقه شخصی مسئول خرید سازمان در انتخاب اجناس حذف می‌گردد.

معرفی شرکت

شرکت پردازشگر داده های آرپان ایده(سهامی خاص)

چشم انداز

ما برآنیم سامانه ای قدرتمند در کشور ایجاد نماییم تا سازمانهای دولتی و خصوصی بتوانند با مدیریت و ساماندهی خریدهای خُرد در مدت پنج سال، این امکان را داشته باشند که با استفاده از این سامانه کالاهای مورد نظرشان را خریداری نموده و یا نسبت به فروش کالای خود در کوتاهترین زمان ممکن و با روشهای قابل اطمینان اقدام نمایند.

ماموریت

ارائه خدمات مربوط به جستجوی کالا برای شرکتهایی که متقاضی فروش کالای خود به سازمانهای دیگر از طریق بسترهای الکترونیک می باشند.

اهداف

اهداف فروش و بازاریابی

• ثبت نام حداقل 50 شرکت متقاضی فروش کالا در پایان سال اول
• ثبت نام حداقل چهار سازمان متقاضی خرید کالا در پایان سال اول

اهداف مالی

• بازگشت کامل سرمایه در سال اول
• کسب درآمد از ثبت نام کنندگان متقاضی فروش محصول به میزان 3 برابر در سال دوم
• کسب درآمد از بنرهای تبلیغاتی درج شده در سامانه تا پایان سال دوم

اهداف پرسنلی

• ایجاد دفاتر فیزیکی جهت پشتیبانی از سامانه در چهار شهر بزرگ کشور از ابتدای سال سوم
• تشکیل گروه بازاریابی جهت مراجعه حضوری به شرکتهای متقاضی خرید و فروش کالاها

اهداف تحقیق و توسعه

• ایجاد نسخه اندروید از سامانه جهت سهولت در استفاده ازامکانات در سال سوم
• ایجاد دیتاسنتری قوی جهت مدیریت خدمات و سرویس دهی بهتر

معرفی محصولات و خدمات

سامانه مدیریت خریدهای خرد سازمان یک وبسایت واسطه ای است که سازمانها و شرکتهای متقاضی خرید کالا و شرکتهای متقاضی فروش کالا در آن ثبت نام می کنند. سازمانها و شرکتهای دولتی و خصوصی کالاها و خدمات مورد نیازشان را در این سامانه ثبت می کنند و شرکتهای متقاضی فروش کالا و خدمات قیمت پیشنهادی کالاها و خدمات ثبت شده توسط سازمانهای دولتی و خصوصی را اعلام می کنند. مدل درآمدی که برای این سامانه در نظر گرفته شده است بر اساس درصدی از سود فروش کالا ها و خدمات می باشد و همینطور ارائه خدمات تبلیغات.

محدوده فعالیت

یک طرف محدوده فعالیت این کسب و کار ادارات و سازمانهای دولتی و خصوصی بوده که تقاضای خرید کالا و خدمات خود را ثبت می کنند و از طرف دیگر شرکتهای خصوصی هستند که تمایل دارند محصولات و خدمات خود را به فروش برسانند. در بخش تبلیغات هم محدودیتی در ثبت آگهی های تبلیغاتی برای سازمان یا شرکت خاصی وجود ندارد.

معرفی خدمات

• خدمت ثبت کالاها و خدمات مورد نیاز توسط سازمانها و ادارات و شرکتها بصورت الکترونیکی.
• خدمت اعلام قیمت فروش برای کالاها و خدماتی که توسط سازمانها و ادارات درخواست می شود بصورت الکترونیکی.
• خدمت مقایسه و مشاهده قیمت های ارائه شده فروشندگان، توسط سازمان متقاضی کالا.
• خدمت جستجوی سازمانهای متقاضی کالا یا خدمات توسط شرکتها فروشنده
• خدمت درج تبلیغات توسط شرکتها و سازمانهای متقاضی تبلیغات

مزایای استفاده از این سامانه

مزایای استفاده از خدمات این سامانه را بر اساس دو گروه متقاضی خرید کالا یا خدمات و متقاضی فروش کالا یا خدمات بیان می کنیم.

• متقاضیان خرید کالا یا خدمات

1- خرید کالا یا خدمات با کمترین قیمت و بهترین کیفیت
2- خرید از شرکتهای مورد اطمینان  با کمترین ریسک
3- ثبت درخواست در کمترین زمان بخاطر ماهیت الکترونیکی سامانه
4- تعیین بازه زمانی برای اعلام قیمت توسط فروشندگان
5- از بین رفتن سردرگمی مسئول خرید سازمان جهت یافتن شرکت های فروشنده کالا یا خدمات
6- کاهش قابل ملاحظه رانت و فساد اداری به جهت شفاف بودن فرایند خرید
7- تسریع در روند خرید