مدیریت خریدهای خرد سازمان (خریدهایی که برای آن مناقصه برگزار نمی‌شود)

• موضوع: سامانه مدیریت خریدهای خرد سازمان

• تهیه کننده: مهدی رودباری - دانشجوی کارشناسی ارشد مهندسی فناوری اطلاعات- تجارت الکترونیک

خلاصه اجرایی

کمبود بودجه برای سازمانهای دولتی یکی از بزرگترین مشکلاتی است که دولت با آن مواجه است. در حال حاضر سیستم برگزاری مناقصه برای خریدهایی با مبالغ بالاست اما خریدهای کمتر از مبلغ مناقصه می تواند بصورت فاکتوری توسط واحدهای مختلف سازمان انجام شود و این نوع خرید بخش قابل توجهی را شامل می‌شود. با مدیریت این نوع خریدها می توان تا حد زیادی در هزینه های مادی و زمانی سازمان صرفه جویی کرد. در هر سازمان یک یا چند نفر مسئولیت خریدهای سازمان را به عهده دارند. مسئول خرید پس از دریافت درخواست به بازار مراجعه کرده و خرید را انجام می دهد.با توجه به اینکه درخواست های خرید از واحدهای مختلف به دست مسئول خرید می رسند لذا خصوصیات و ویژگیهای مشابهی ندارند. به عنوان مثال خرید یک قطعه سخت افزاری با خرید ملزومات اداری از نظر نوع کالا دارای ویژگیهای مختلفی هستند و هرکدام نیاز به تخصص مربوط به خود را دارد و یک مسئول خرید نمی‌تواند به همه ویژگیهای تخصصی کالا اشراف داشته باشند و این احتمال وجود دارد که کالا مورد نظر واحد مربوطه به درستی خریداری نگردد.

با استفاده از فناوری اطلاعات می‌توان مشکلات فوق را پوشش داده و روشهایی را جایگزین کرد که از طریق آن فرایند خرید سازمان بهبود یابد. طرح مورد نظر به این صورت است که ابتدا نرم افزاری (تحت وب) طراحی شود تا از طریق این نرم‌افزار درخواستها مجتمع شوند. هر واحد متقاضی کالا مشخصات مربوط به اجناس مورد نظرش را در این پرتال ثبت می‌نماید. هر درخواست دارای ویژگیهای کالای مورد نظر است و همینطور مدت زمان اعلام قیمت نهایی نیز در آن ثبت می‌شود. در سمت دیگر فروشندگان کالا قرار دارند. این فروشندگان در پرتال ثبت نام می‌کنند. پس از ثبت نام درخواستهای خریدی را که از طرف سازمان مربوطه ثبت می‌شود را مشاهده می‌نمایند و در صورت تمایل قیمت پشنهادی و ویژگیهای کالای مورد نظر را ثبت می‌نمایند. در واقع شرکت فروشنده تمایل خود جهت فروش کالا به این سازمان را اعلام می‌کند. واحد متقاضی کالا درخواستهای رسیده را مشاهده کرده و برای مسئول خرید اولویت بندی می‌نماید. در این حالت می‌توان نام شرکت فروشنده را از دید واحد متقاضی پنهان کرد. در ادامه، درخواستها در کارتابل مسئول خرید سازمان قرار می‌گیرد و وی بر اساس سیاستهای تعیین شده برای سازمان درخواستهای فروش را طبق اولویت بندی واحد متقاضی کالا بررسی کرده و فروشنده نهایی را انتخاب می‌نماید و سپس روال خرید محصول انجام می‌شود.

این طرح بر اساس مدل B2B طراحی شده است. به این صورت که سازمان یا شرکتی تقاضای خرید خود را مطرح نموده و شرکت فروشنده قیمت مورد نظر خود را اعلام می‌کند و بعد از تایید شرکت متقاضی، خرید انجام می‌شود. فرایند درخواست کالا بصورت کاملا الکترونیکی ثبت می‌شود، پرداخت می‌تواند الکترونیکی و یا غیر الکترونیکی باشد. بر اساس نوع کالا نیز می‌توان روش ارسال را الکترونیکی و یا سنتی انجام داد.

با این روش تمامی‌درخواستهای خرید، قیمتهای پیشنهادی، خریدهای نهایی شده، تاریخ و ساعت درخواستها و سایر موارد مشابه در قالب گزارشاتی قابل استخراج است. سردرگمی‌مسئول خرید در بازار جهت یافتن بهترین و باقیمت ترین جنس تا حد زیادی کاهش می‌یابد. سلیقه شخصی مسئول خرید سازمان در انتخاب اجناس حذف می‌گردد.

معرفی شرکت

....

چشم انداز

ما برآنیم سامانه ای قدرتمند در کشور ایجاد نماییم تا سازمانهای دولتی و خصوصی بتوانند با مدیریت و ساماندهی خریدهای خُرد در مدت پنج سال، این امکان را داشته باشند که با استفاده از این سامانه کالاهای مورد نظرشان را خریداری نموده و یا نسبت به فروش کالای خود در کوتاهترین زمان ممکن و با روشهای قابل اطمینان اقدام نمایند.

ماموریت

ارائه خدمات مربوط به جستجوی کالا برای شرکتهایی که متقاضی فروش کالای خود به سازمانهای دیگر از طریق بسترهای الکترونیک می باشند.

اهداف

• ثبت نام حداقل یکی از سازمانهای دولتی در این نرم افزار و ثبت نام کلیه فروشندگانی که متقاضی فروش کالا به این سازمان هستند. و در پایان سال اول، این سازمان کلیه نیازهای خود را با استفاده از این نرم افزار تهیه نماید.
• سامانه ای قابل اطمینان و امن برای سازمانهای خصوصی و دولتی و فروشندگان کالا و خدمات
• خرید کالا با ارزانترین قیمت ممکن توسط سازمانها
• امکان فروش کالا توسط شرکتهای کوچک که نفوذ کمی در سازمانهای دولتی و خصوصی دارند
• ایجاد رقابت بین فروشندگان جهت ارایه کالایی با بهترین کیفیت و قیمت به سازمان متقاضی خرید

معرفی محصولات و خدمات

• ثبت درخواست خرید کالا توسط سازمان خریدار
• مشاهده درخواست های خرید توسط شرکتهای فروشنده
• اعلام قیمت خرید توسط فروشنده
• مقایسه قیمتهای پیشنهادی فرشندگان