مدیریت خریدهای خرد سازمان (خریدهایی که برای آن مناقصه برگزار نمی‌شود)

• موضوع: سامانه مدیریت خریدهای خرد سازمان

• تهیه کننده: مهدی رودباری - دانشجوی کارشناسی ارشد مهندسی فناوری اطلاعات- تجارت الکترونیک

خلاصه اجرایی

کمبود بودجه برای سازمانهای دولتی یکی از بزرگترین مشکلاتی است که دولت با آن مواجه است. در حال حاضر سیستم برگزاری مناقصه برای خریدهایی با مبالغ بالاست اما خریدهای کمتر از مبلغ مناقصه می تواند بصورت فاکتوری توسط واحدهای مختلف سازمان انجام شود و این نوع خرید بخش قابل توجهی را شامل می‌شود. با مدیریت این نوع خریدها می توان تا حد زیادی در هزینه های مادی و زمانی سازمان صرفه جویی کرد. در هر سازمان یک یا چند نفر مسئولیت خریدهای سازمان را به عهده دارند. مسئول خرید پس از دریافت درخواست به بازار مراجعه کرده و خرید را انجام می دهد.با توجه به اینکه درخواست های خرید از واحدهای مختلف به دست مسئول خرید می رسند لذا خصوصیات و ویژگیهای مشابهی ندارند. به عنوان مثال خرید یک قطعه سخت افزاری با خرید ملزومات اداری از نظر نوع کالا دارای ویژگیهای مختلفی هستند و هرکدام نیاز به تخصص مربوط به خود را دارد و یک مسئول خرید نمی‌تواند به همه ویژگیهای تخصصی کالا اشراف داشته باشند و این احتمال وجود دارد که کالا مورد نظر واحد مربوطه به درستی خریداری نگردد.

با استفاده از فناوری اطلاعات می‌توان مشکلات فوق را پوشش داده و روشهایی را جایگزین کرد که از طریق آن فرایند خرید سازمان بهبود یابد. طرح مورد نظر به این صورت است که ابتدا نرم افزاری (تحت وب) طراحی شود تا از طریق این نرم‌افزار درخواستها مجتمع شوند. هر واحد متقاضی کالا مشخصات مربوط به اجناس مورد نظرش را در این پرتال ثبت می‌نماید. هر درخواست دارای ویژگیهای کالای مورد نظر است و همینطور مدت زمان اعلام قیمت نهایی نیز در آن ثبت می‌شود. در سمت دیگر فروشندگان کالا قرار دارند. این فروشندگان در پرتال ثبت نام می‌کنند. پس از ثبت نام درخواستهای خریدی را که از طرف سازمان مربوطه ثبت می‌شود را مشاهده می‌نمایند و در صورت تمایل قیمت پشنهادی و ویژگیهای کالای مورد نظر را ثبت می‌نمایند. در واقع شرکت فروشنده تمایل خود جهت فروش کالا به این سازمان را اعلام می‌کند. واحد متقاضی کالا درخواستهای رسیده را مشاهده کرده و برای مسئول خرید اولویت بندی می‌نماید. در این حالت می‌توان نام شرکت فروشنده را از دید واحد متقاضی پنهان کرد. در ادامه، درخواستها در کارتابل مسئول خرید سازمان قرار می‌گیرد و وی بر اساس سیاستهای تعیین شده برای سازمان درخواستهای فروش را طبق اولویت بندی واحد متقاضی کالا بررسی کرده و فروشنده نهایی را انتخاب می‌نماید و سپس روال خرید محصول انجام می‌شود.

این طرح بر اساس مدل B2B طراحی شده است. به این صورت که سازمان یا شرکتی تقاضای خرید خود را مطرح نموده و شرکت فروشنده قیمت مورد نظر خود را اعلام می‌کند و بعد از تایید شرکت متقاضی، خرید انجام می‌شود. فرایند درخواست کالا بصورت کاملا الکترونیکی ثبت می‌شود، پرداخت می‌تواند الکترونیکی و یا غیر الکترونیکی باشد. بر اساس نوع کالا نیز می‌توان روش ارسال را الکترونیکی و یا سنتی انجام داد.

با این روش تمامی‌درخواستهای خرید، قیمتهای پیشنهادی، خریدهای نهایی شده، تاریخ و ساعت درخواستها و سایر موارد مشابه در قالب گزارشاتی قابل استخراج است. سردرگمی‌مسئول خرید در بازار جهت یافتن بهترین و باقیمت ترین جنس تا حد زیادی کاهش می‌یابد. سلیقه شخصی مسئول خرید سازمان در انتخاب اجناس حذف می‌گردد.

معرفی شرکت

شرکت پردازشگر داده های آرپان ایده(سهامی خاص)

چشم انداز

ما برآنیم سامانه ای قدرتمند در کشور ایجاد نماییم تا سازمانهای دولتی و خصوصی بتوانند با مدیریت و ساماندهی خریدهای خُرد در مدت پنج سال، این امکان را داشته باشند که با استفاده از این سامانه کالاهای مورد نظرشان را خریداری نموده و یا نسبت به فروش کالای خود در کوتاهترین زمان ممکن و با روشهای قابل اطمینان اقدام نمایند.

ماموریت

ارائه خدمات مربوط به جستجوی کالا برای شرکتهایی که متقاضی فروش کالای خود به سازمانهای دیگر از طریق بسترهای الکترونیک می باشند.

اهداف

اهداف فروش و بازاریابی

• ثبت نام حداقل 200 شرکت متقاضی فروش کالا در پایان سال اول
• ثبت نام حداقل 50 سازمان متقاضی خرید کالا در پایان سال اول

اهداف مالی

• بازگشت کامل سرمایه در سال اول
• کسب درآمد از ثبت نام کنندگان متقاضی فروش محصول به میزان 3 برابر در سال دوم
• کسب درآمد از بنرهای تبلیغاتی درج شده در سامانه تا پایان سال دوم

اهداف پرسنلی

• ایجاد دفاتر فیزیکی جهت پشتیبانی از سامانه در چهار شهر بزرگ کشور از ابتدای سال سوم
• تشکیل گروه بازاریابی جهت مراجعه حضوری به شرکتهای متقاضی خرید و فروش کالاها

اهداف تحقیق و توسعه

• ایجاد نسخه اندروید از سامانه جهت سهولت در استفاده ازامکانات در سال سوم
• ایجاد دیتاسنتری قوی جهت مدیریت خدمات و سرویس دهی بهتر

معرفی محصولات و خدمات

سامانه مدیریت خریدهای خرد سازمان یک وبسایت واسطه ای است که سازمانها و شرکتهای متقاضی خرید کالا و شرکتهای متقاضی فروش کالا در آن ثبت نام می کنند. سازمانها و شرکتهای دولتی و خصوصی کالاها و خدمات مورد نیازشان را در این سامانه ثبت می کنند و شرکتهای متقاضی فروش کالا و خدمات قیمت پیشنهادی کالاها و خدمات ثبت شده توسط سازمانهای دولتی و خصوصی را اعلام می کنند. مدل درآمدی که برای این سامانه در نظر گرفته شده است بر حق عضویتی است که اعضای سامانه پرداخت می نمایند و همینطور ارائه خدمات تبلیغات.

محدوده فعالیت

یک طرف محدوده فعالیت این کسب و کار ادارات و سازمانهای دولتی و خصوصی بوده که تقاضای خرید کالا و خدمات خود را ثبت می کنند و از طرف دیگر شرکتهای خصوصی هستند که تمایل دارند محصولات و خدمات خود را به فروش برسانند. در بخش تبلیغات هم محدودیتی در ثبت آگهی های تبلیغاتی برای سازمان یا شرکت خاصی وجود ندارد.

معرفی خدمات

• خدمت ثبت کالاها و خدمات مورد نیاز توسط سازمانها و ادارات و شرکتها بصورت الکترونیکی.
• خدمت اعلام قیمت فروش برای کالاها و خدماتی که توسط سازمانها و ادارات درخواست می شود بصورت الکترونیکی.
• خدمت مقایسه و مشاهده قیمت های ارائه شده فروشندگان، توسط سازمان متقاضی کالا.
• خدمت جستجوی سازمانهای متقاضی کالا یا خدمات توسط شرکتهای فروشنده
• خدمت درج تبلیغات توسط شرکتها و سازمانهای متقاضی تبلیغات
• مشاهده لیست فروشندگان فعال

مزایای استفاده از این سامانه

مزایای استفاده از خدمات این سامانه را بر اساس دو گروه متقاضی خرید کالا یا خدمات و متقاضی فروش کالا یا خدمات بیان می کنیم.

• متقاضیان خرید کالا یا خدمات

1. خرید کالا یا خدمات با کمترین قیمت و بهترین کیفیت
2. خرید از شرکتهای مورد اطمینان با کمترین ریسک
3. ثبت درخواست در کمترین زمان بخاطر ماهیت الکترونیکی سامانه
4. تعیین بازه زمانی برای اعلام قیمت توسط فروشندگان
5. از بین رفتن سردرگمی مسئول خرید سازمان جهت یافتن شرکت های فروشنده کالا یا خدمات
6. کاهش قابل ملاحظه رانت و فساد اداری به جهت شفاف بودن فرایند خرید
7. تسریع در روند خرید

• متقاضیان فروش کالا یا خدمات

1. افزایش فروش کالا یا خدمات
2. حضور فعال شرکتهای کوچک در امر فروش بخاطر ماهیت الکترونیکی سامانه
3. فرصتهای فروش جدید کالاها و خدمات در عرصه الکترونیک
4. امکان رقابت سالم و برابر میان شرکتهای کوچک و شرکتهای بزرگ
5. حذف انحصارطلبی برخی شرکتها در امر فروش به سازمانها

محصولات جایگزین

محصول یا در واقع روش جایگزین برای مدیریت خریدهای خرد سازمانها همان روش خرید سنتی و مرسوم سازمانهاست که در آن مسئول خرید نیاز واحدهای مختلف سازمان را جمع آوری کرده و جهت خرید به بازار مراجعه می کند. در بازار به جستجوی فروشنده مورد نظر می پردازد و یا اینکه به فروشندگانی مراجعه می کند که قبلا از آنها خرید کرده است. که این روش علاوه بر بالا بردن هزینه مالی و زمانی سبب افزایش رانت نیز می گردد.

تحلیل صنعت مادر

عموم خریدهای شرکت ها و سازمان ها، در قالب استعلام بهاء (استعلام قیمت) صورت می پذیرد. استعلام بهاء دربرخی مواقع بصورت شفاهی صورت می پذیرد ولی با توجه به حساسیت های امور مالی و خرید در تدارکات، اولویت با طراحی و اجرای فرآیند استعلام است. بصورت معمول، فرمی ساده که توسط بخش تدارکات در شرکتهای نسبتاً بزرگ و یا امور مالی و اداری در شرکت های متوسط و کوچک مشتمل بر اطلاعات کالا و یا خدمات مورد نیاز در قالب نامه رسمی تهیه می شود و برای حداقل سه تامین کننده ارسال می گردد. تامین کنندگان دریافت کننده استعلام می توانند قبلاً شناسایی شده باشند و به نوعی متقاضی کالا و یا خدمات (خریدار)، تمایل انحصاری نمودن خرید را از این مجموعه تامین کنندگان داشته باشد و یا اینکه بصورت اتفاقی و حتی از طریق مراجعه مستقیم به تامین کنندگان، خریدار اطلاعات مورد نیاز خود را کسب نماید.

در طراحی فرم استعلام بهاء، استاندارد خاصی وجود ندارد و با توجه به اینکه استعلام بهاء یک سند قانونی و یا دارای بار حقوقی نمی باشد، عملاً تعریف آن بر اساس نیازهای هر سازمان می تواند متفاوت باشد. با اینحال استعلام

استعلام بهاء معمولاً دارای حداقل اطلاعات زیر می باشد:

• مشخصات متقاضی (خریدار)
• تعریف نوع و مقدار کالا و یا حجم خدمات مورد نیاز
• تاریخ ارائه پیشنهاد و یا قیمت

حسب نیاز، موارد زیر به این فرم افزوده می گردد:

• شرایط پرداخت وجوهات و هزینه ها توسط خریدار
• تضامین مالی قابل ارائه توسط تامین کننده (مورد نیاز خریدار)
• موقعیت جغرافیایی و شرایط تحویل کالا و یا ارائه خدمات
• شرایط مرتبط با بیمه و ضمانت های عملیاتی
• نقشه ها، اطلاعات فنی و یا موارد مشابه
• استانداردهای مورد نیاز خریدار
• شرایط حمل و نقل
• معرفی دستگاه بازرسی و یا نظارت

مفهوم استعلام برای تامین کننده، عملاً در برگیرنده این موضوع است که استعلام قیمتی که شرایط بهتری را دارا باشد توسط خریدار انتخاب خواهد شد. لذا در هر دو حالت استعلام خصوصی و یا عمومی، مقوله رقابت در قیمت و شرایط با حفظ کیفیت واضح و شفاف می باشد.

تحلیل صنعت

همانطور که در بخش تحلیل صنعت مادر بیان شد سازمانها می بایست خریدهای خود را با کمترین قیمت و بالاترین کیفیت خریداری نمایند. روش استعلام بهایی که در حال حاضر توسط شرکتها و سازمانهای دولتی و غیردولتی انجام می شود بصورت کاغذی است. با ورود اینترنت به عرصه جهانی و سهولت دسترسی به آن، مناقصات الکترونیکی در کشورهای توسعه یافته شکل گرفت و شرکتهای زیادی در این زمینه به فعالیت پرداختند. در کشور ما سیستم برگزاری مناقصات الکترونیکی به شکلی که در دیگر کشورها انجام می شود نیست و تنها مناقصات توسط برخی سایتهای دولتی و خصوصی اعلام می شوند. طبق گزارشات google trend جستجوی واژه electronic tender در ایران بسیار کم انجام شده است. نمودار زیر جستجوی واژه tender در ایران را به خوبی نشان می دهد.

این پتانسیل وجود دارد که مناقصات با مبلغ بالا را بتوان از طریق سیستمهای الکترونیکی و اینترنتی برگزار نمود. اما برگزاری مناقصات با مبلغ کم که در ایران به نام استعلام بها می شناسیم می تواند به راحتی بصورت الکترونیکی اجرا شود. این طرح تجاری سعی دارد تا سیستم استعلام بهای الکترونیکی کالا و خدمات (خریدهای خرد ) سازمانها و شرکتهای دولتی و غیر دولتی را بررسی نماید.

تحلیل بازار

این سامانه برای دو گروه کلی از مشتریان قابل استفاده می باشد

1. شرکتهاو سازمانهای متقاضی خرید کالا یا خدمات

• شرکتها و سازمانهای دولتی
• شرکتها و سازماهای خصوصی

2. شرکتهای متقاضی فروش کالا یا خدمات

• شرکتهای خصوصی

مکان

• به دلیل اینکه این سامانه در بستر اینترنت ارائه می شود برای نقاط مختلف کشور در دسترس می باشد.

زمان

• متقاضیان خرید علاوه بر ساعات اداری می توانند در 24 ساعت شبانه روز از طریق اینترنت اقدام به ثبت تقاضا نمایند.
• متقاضیان فروش کالا یا خدمات نیز می توانند در هر ساعت از شبانه روز به بررسی تقاضاهای خرید پرداخته و پیشنهاد خود را ارائه دهند.

تحلیل رقبا

در حال حاضر وبسایت مشابهی جهت ثبت درخواستهای خرید کوچک سازمانها وجود ندارد و تنها چند سایت برای نمایش مناقصات سازمانهای دولتی طراحی شده است. با توجه به این شرایط شرکت ما دارای تواناییها و نقط ضعفی می باشد و با استفاده از تهدیدات و فرصتهای موجود در بازار استراتژیهایی را برای شروع کسب و کار خود طبق جدول زیر در نظر گرفته ایم.

تدوین استراتژی

با توجه به نقاط ضعف، قوت، فرصتها و تهدیدهای ارائه شده در تحلیل SWOT برخی استراتژیها در این تحلیل مطح شد. در زیر به دیگر استراتژیها جهت اجرا و ادامه طرح کسب و کار خود خواهیم گرفت.

استراتژی تبلیغات و بازاریابی

• تبلیغات اینترنتی در وبسایتهای پربازدید
• تبلیغات محیطی در مکانهای تجاری
• تهیه کاتالوگ کاغذی از خدمات، قابلیتها و مزایای خدمات شرکت و ارائه به سازمانهای دولتی و خصوصی جهت شتاساندن شرکت
• تبادل لینک با وبسایتهای مرتبط با تجارت الکترونیک
• تبلیغ در موتورهای جستجو جهت قرار گرفتن در سطوح بالای نتایج جستجو
• ایجاد فروم در سایت جهت بحث در مورد موضوعات تجارت الکترونیک

استراتژی قیمت گذاری

• مدل درآمدی این سامانه از طریق حق عضویت ماهیانه ای است که اعضا پرداخت می نمایند همینطور هزینه ای که بابت تبلیغات در سامانه حاصل می شود. با توجه به اینکه عمده متقاضیان خرید در این سامانه شرکتها و سازمانهای دولتی می باشند بخش ثبت تقاضای خرید را برای سازمانهای دولتی بصورت رایگان در نظر میگیریم.
• متقاضیان فروش کالا می بایستی عضویت خود را بصورت ماهیانه تمدید نمایند. در صورتی که بخواهند هزینه عضویت سه ماهه، شش ماهه و یا سالیانه بپردازند از تخفیف برخوردار خواهند شد.
• کاربرانی که مدت زمان معینی (مثلا شش ماه) از عضویتشان در سایت گذشته است می توانند برای درج تبلیغ در سامانه از تخفیف استفاده نمایند.
• رایگان بودن استفاده از خدمات سامانه در ماه اول برای جذب کاربران

مراحل توسعه خدمات

با توجه به اینکه طراحی و پیاده سازی نرم افزار وب توسط نیروهای شرکت انجام می شود پس از راه اندازی سامانه الکترونیکی اولین اقدام در جهت توسعه خدمات، تولید نرم افزار برای سیستمهای android و ios می باشد. این توسعه سبب می شود تا کاربران بتوانند بدون محدودیت، از ابزارهای کاربردی نظیر لپ تاپ، موبایل، تبلت و ... در جهت بهره گیری از خدمات سامانه استفاده نمایند.

ایجاد قابلیتهای پیشرفته تر جستجو و همینطور سفارشی سازی پنل کاربری با توجه به نیاز کاربران از دیگر مراحل توسعه خدمات خواهد بود.

تحلیل مالی

در این بخش ابتدا به بررسی هزینه های اجرای این طرح خواهیم پرداخت. اجرای طرح با اجاره دفتر کار در شهر گرگان و بکار گیری دو نیروی آشنا به اینترنت و تجارت الکترونیک شروع خواهد شد. جدول زیر هزینه های اجرای اولیه طرح را به خوبی شرح داده است.

عنوان	مبلغ (ریال)
هزینه طراحی و پیاده سازی سامانه	0
هزینه یکسال فضای مورد نیاز و نام دامنه	20,000,000
هزینه حقوق ماهیانه نیروها	14,000,000
هزینه اولیه تجهیزات اداری	80,000,000
هزینه اجاره ماهیانه دفتر	10,000,000
هزینه تبلیغات و بازاریابی اولیه	40,000,000

جدولی که در زیر مشاهده می‌شود پیش بینی هزینه و درآمد در سال اول را نشان می‌دهد.

برای درک بهتر جدول فوق، نمودار زیر هزینه‌ها و درآمد ماهیانه در طول سال اول را نشان می دهد.

با توجه به هزینه‌ها و درآمدها، نقطه سر به سر در ماه چهاردهم محقق خواهد شد. نمودار زیر بیانگر همین موضوع است.

تحلیل ریسک

طبق تحلیل SWOT برخی ریسکها و تهدیدات برای طرح تجاری ما مطرح شده است که در این بخش به بررسی شدت و احتمال وقوع آنها خواهیم پرداخت.

از جدول زیر برای کمی کردن احتمال وقوع ریسک و همینطور میزان تاثیر وقوع ریسک استفاده می‌کنیم و بر اساس نمراتی که به احتمال وقوع ریسک و شدت ریسک داده می شود میزان اولویت ریسک را محاسبه می نماییم.

طبق داده های فوق نمرات جدول زیر میزان شدت و احتمال وقوع هر ریسک را نشان می دهد.

بر اساس میانگین بدست آمده از تحلیل ریسک، نمودار زیر حاصل می شود که جایگاه طرح تجاری ما را نشان میدهد.

طرح فنی

طرح تجاری ما بر اساس نرم افزاری تحت وب می باشد که کاربران از طریق یک مرور اقدام به استفاده از سامانه می نمایند. همانطور که در بخش های قبل اشاره شد طراحی و پیاده سازی این سامانه توسط نیروهای شرکت انجام خواهد شد.

ویژگیهای فنی سامانه به شرح زیر است:

طراحی این سامانه بر اساس معماری سیستمهای تجارت الکترونیکی انجام خواهد شد. این معماری اجزای تشکیل دهنده این سامانه را مشخص می کند.

بر طبق این معماری سناریوهای مختلفی برای استفاده از سامانه پیش بینی می شود که برخی از این سناریو ها را در زیر ملاحضه می نمایید:

• یک متقاضی خرید کالا با استفاده از یک کامپیوتر رومیزی فرم ثبت درخواست کالا را پر کرده و از طریق ارتباط اینترنتی (ADSL کابلی) به سمت سامانه ارسال می نماید.
• یک متقاضی فروش کالا با استفاده از یک لپ تاپ اقدام به پر کردن لیست قیمت پیشنهادی برای کالا نموده و این درخواست را از طریق شبکه اینترنتی بیسم به سمت سامانه ارسال می کند.
• متقاضی خرید کالا از طریق لپ تاپ لیست قیمتهای پیشنهادی از طرف فروشندگان را مشاهده کرده و پیشنهاد مناسبتر را انتخاب می نماید و برای سامانه ارسال می‌کند.
• ....

عوامل تجاری دخیل در سامانه به شرح زیر می باشند:

1. مدیر سامانه (فروشند)
2. متقاضیان خرید کالا
3. متقاضیان فروش کالا

پس از معماری و شناسایی عوامل دخیل در سامانه، نمودارمدل کلی فرآيند مهندسي و ايجاد سيستم هاي تجارت الکترونيکي را مد نظر قرار خواهیم داد.